Secretária Executiva Bilíngue

Secretária Executiva Bilíngue

Modelo de contratação: PJ Local: Alphaville, Barueri/SP Modalidade: Presencial

Sobre a X-VIA

A X-VIA é uma empresa de inteligência de dados e tecnologia que impulsiona a transformação digital do setor público. Desenvolvemos soluções que conectam governos, simplificam processos e tornam os serviços públicos mais eficientes, seguros e acessíveis.

Missão da posição

Garantir a organização e o acompanhamento das rotinas executivas, oferecendo suporte administrativo e operacional, antecipando necessidades e assegurando que compromissos, reuniões, viagens e eventos aconteçam de forma organizada e eficiente.

Principais responsabilidades

• Gerenciar e atualizar agendas executivas, organizando compromissos, reuniões e prioridades.
• Realizar contato com os envolvidos para alinhamento de horários, confirmação de disponibilidade e organização dos compromissos.
• Antecipar necessidades e acompanhar demandas, garantindo que informações e alinhamentos estejam organizados.
• Organizar reuniões presenciais e virtuais, verificando previamente a infraestrutura, os espaços e os recursos necessários.
• Acompanhar eventos, viagens e compromissos futuros, realizando o planejamento antecipado e os registros na agenda.
• Organizar a logística de viagens nacionais e internacionais, incluindo cotações de passagens, hospedagens, traslados e emissão de cartões de embarque.
• Prestar suporte na organização de eventos corporativos e recepção de executivos e visitantes.
• Acompanhar a estrutura e a organização dos ambientes de reunião, garantindo a disponibilidade de água, café e demais itens necessários.
• Realizar agendamentos de consultas médicas, exames e outros compromissos pessoais, quando solicitado.
• Apoiar demandas administrativas e pessoais pontuais, mantendo discrição e confidencialidade.
• Realizar comunicações e alinhamentos em português e inglês, conforme a necessidade.

Requisitos

• Experiência anterior como Secretária Executiva ou Assistente Executiva.
• Inglês avançado ou fluente, com boa comunicação verbal e escrita.
• Experiência em gestão de agendas, organização de viagens e reuniões corporativas.
• Conhecimento em Google Workspace e Microsoft Office.
• Excelente comunicação, organização e atenção aos detalhes.
• Capacidade de lidar com informações confidenciais e demandas simultâneas.
• Disponibilidade para atuação presencial em Alphaville.

Diferenciais

• Formação em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
• Experiência em suporte à alta liderança.
• Vivência em ambientes corporativos dinâmicos.
• Conhecimento em outros idiomas, além do inglês, em nível intermediário ou avançado.