Secretaria Ejecutiva Bilingüe

Secretaria Ejecutiva Bilingüe

Modelo de contratación: PJ (persona jurídica) Ubicación: Alphaville, Barueri/SP Modalidad: Presencial

Sobre X-VIA

X-VIA es una empresa de inteligencia de datos y tecnología que impulsa la transformación digital del sector público. Desarrollamos soluciones que conectan gobiernos, simplifican procesos y hacen que los servicios públicos sean más eficientes, seguros y accesibles.

Misión del puesto

Garantizar la organización y el seguimiento de las rutinas ejecutivas, brindando soporte administrativo y operativo, anticipando necesidades y asegurando que los compromisos, reuniones, viajes y eventos se realicen de manera organizada y eficiente.

Principales responsabilidades

• Gestionar y actualizar agendas ejecutivas, organizando compromisos, reuniones y prioridades.
• Realizar contacto con los involucrados para alinear horarios, confirmar disponibilidad y organizar compromisos.
• Anticipar necesidades y dar seguimiento a las solicitudes, garantizando que la información y los alineamientos estén organizados.
• Organizar reuniones presenciales y virtuales, verificando previamente la infraestructura, los espacios y los recursos necesarios.
• Dar seguimiento a eventos, viajes y compromisos futuros, realizando la planificación anticipada y los registros en la agenda.
• Organizar la logística de viajes nacionales e internacionales, incluyendo cotizaciones de pasajes, alojamientos, traslados y emisión de tarjetas de embarque.
• Brindar soporte en la organización de eventos corporativos y la recepción de ejecutivos y visitantes.
• Dar seguimiento a la estructura y organización de los ambientes de reunión, garantizando la disponibilidad de agua, café y demás elementos necesarios.
• Realizar agendamientos de consultas médicas, exámenes y otros compromisos personales, cuando sea solicitado.
• Apoyar solicitudes administrativas y personales puntuales, manteniendo discreción y confidencialidad.
• Realizar comunicaciones y alineamientos en portugués e inglés, según la necesidad.

Requisitos

• Experiencia previa como Secretaria Ejecutiva o Asistente Ejecutiva.
• Inglés avanzado o fluido, con buena comunicación verbal y escrita.
• Experiencia en gestión de agendas, organización de viajes y reuniones corporativas.
• Conocimiento de Google Workspace y Microsoft Office.
• Excelente comunicación, organización y atención al detalle.
• Capacidad para manejar información confidencial y solicitudes simultáneas.
• Disponibilidad para trabajar de forma presencial en Alphaville.

Diferenciales

• Formación en Secretariado Ejecutivo, Administración o áreas afines.
• Experiencia en soporte a alta dirección.
• Experiencia en entornos corporativos dinámicos.
• Conocimiento de otros idiomas, además del inglés, en nivel intermedio o avanzado.