Conhecido como um processo de adaptação e integração de novos funcionários nas empresas, o onboarding é uma peça fundamental na hora de dar as boas vindas a novos colaboradores e garantir que a parceria seja um sucesso desde o início. Nesse artigo, falaremos sobre a sua importância, como é o processo de onboarding e como garantir o sucesso dessa prática.
Começar um novo trabalho pode ser desafiador, principalmente quando o novo funcionário ainda não sabe muito sobre a empresa para qual vai trabalhar. O time de gestão de pessoas tem a missão de apresentar o novo colaborador à empresa, sua cultura e suas atividades.
Com o objetivo de otimizar o tempo de adaptação para que o colaborador atinja o seu máximo potencial dentro das empresas, o onboarding é um conjunto de práticas, como por exemplo a apresentação de habilidades e comportamentos necessários para que o novo funcionário seja integrado à equipe de forma mais natural possível.
Porque o onboarding é tão importante?
Mais do que apenas gestão de pessoas, o onboarding é uma prática que requer uma grande preparação e planejamento por parte do RH, visando integrar e motivar o novo funcionário, mas principalmente acolhê-lo como parte da equipe. É importante que o funcionário se sinta pertencente ao novo ambiente de trabalho e que seu talento é crucial para o funcionamento da empresa.
Isso porque a intenção do onboarding não é só apresentar a empresa e acolher o colaborador, mas também reter talentos e diminuir as taxas de turnover (rotatividade alta de funcionários), visando assim, criar um ambiente com os melhores funcionários do mercado.
É óbvio, claro, que cada novo colaborador trará consigo dúvidas e poderá estar um pouco confuso no início sobre como usar as ferramentas de comunicação e organização em equipe (como por exemplo o Trello e ClickUp em algumas empresas), bem como dificuldade para entender a organização interna de funcionários já existentes na empresa e suas funções, o que a longo prazo será essencial para tirar dúvidas que possam surgir com pessoas específicas.
Nesse sentido, a equipe de gestão visa introduzir este funcionário a mentores, ferramentas e regras que possam facilitar o processo de entendimento desde o início. Muitas empresas, inclusive, motivam os funcionários já existentes a se apresentarem e ajudarem o novo tripulante.
Dessa forma, a importância do onboarding é clara: Ele é uma apresentação da empresa ao novo colaborador sobre os processos internos do novo trabalho, seu pessoal, suas regras e principalmente sua importância para o time, reconhecendo a sua importância e demonstrando confiança em seu trabalho.
Como é feito o processo de onboarding?
O processo de onboarding pode variar de empresa para empresa e geralmente serve como uma espécie de guia turístico para o funcionário em seus primeiros dias. Listamos aqui os passos mais comuns dentro desse processo:
- Boas-vindas: É o contato inicial que dá as boas vindas, enviando informações sobre o primeiro dia ou primeiras semanas e documentos necessários ou formulários a serem preenchidos para uma integração mais completa
- Apresentação da empresa: Uma visão geral da empresa, sua missão, filosofia, visão e histórico.
- Introdução à equipe: Apresentação dos colegas de trabalho, seus papéis e como se relacionam com o novo colaborador.
- Treinamento: Capacitação técnica como cursos de línguas ou especializações de uma função e capacitação comportamental para que o funcionário possa desempenhar suas funções de forma eficiente.
- Acompanhamento: Monitoramento do desempenho do novo colaborador durante os primeiros meses, oferecendo suporte e feedback, bem, às vezes, como a atribuição de um mentor ou até mesmo uma equipe para este novo funcionário.
Além do mais, palestras ou reuniões sobre a cultura da empresa, atividades em grupo e até mesmo visitas e conversas com diferentes departamentos podem fazer parte deste guia. O objetivo é proporcionar uma imersão completa no universo da organização da empresa e promover uma autoconfiança maior no novo colaborador em relação ao seu novo trabalho.
Construindo um onboarding de sucesso
Aqui a personalização é a chave. E sim, engana-se quem pensa que o processo de onboarding é genérico e padronizado dentro de toda empresa. Afinal, isso seria como tentar encaixar um quadrado em um círculo ou triângulo, por exemplo.
Cada novo funcionário é único e possui necessidades e expectativas diferentes. A magia acontece quando o time de RH adapta-se à forma de compreensão dessa pessoa e consegue atingir o seu objetivo: um processo que seja coeso e intuitivo, sem muitas dificuldades e de fácil acesso, uma vez que o funcionário não conseguirá reter todas as informações em um só dia.
Nesse sentido, algumas empresas podem utilizar a tecnologia de alguns softwares para promover essa integração por meio de quizzes, aplicativos de comunicação e realidade virtual.
Para garantir que o onboarding seja eficaz, é importante considerar os seguintes aspectos:
- Personalização: O processo de onboarding deve ser adaptado às necessidades e expectativas de cada novo colaborador.
- Engajamento: Crie atividades interativas e dinâmicas para que o novo colaborador se sinta envolvido e motivado.
- Feedback: Incentive o feedback constante entre o novo colaborador e seu gestor, para identificar oportunidades de melhoria.
- Mentoria: Associe o novo colaborador a um mentor ou grupo de pessoas que possam oferecer suporte e orientação durante o processo de adaptação.
Onboarding Remoto: Desafios e oportunidades
O trabalho remoto é uma realidade que veio para ficar. As empresas cada vez mais têm delegado a certas pessoas, que não necessariamente precisam estar no local de trabalho, funções remotas para trabalharem.
Ferramentas como videoconferência, plataformas de colaboração e materiais online para integrar novos colaboradores à distância foram implementadas também no contexto do onboarding remoto, e, embora existam desafios, como a falta de contato pessoal, o onboarding remoto oferece oportunidades de flexibilização e alcance de talentos em diferentes localidades.
É importante destacar que o espaço de trabalho remoto pode ser complicado demais para colaboradores que venham de um contexto presencial. O RH, portanto, também deve estar atento a esse detalhe antes e depois da contratação para que haja uma parte do onboarding dedicada a esse tipo de adaptação.
Conclusão
O onboarding é uma oportunidade de construir um relacionamento duradouro entre um novo funcionário e uma empresa e também fortalecer a cultura organizacional.
Muito mais do que um processo simples de “boas-vindas”, o onboarding visa atender por completo os ciclos de adaptação do novo colaborador. Quando as empresas investem em um processo de integração bem estruturado, isso pode levar a retenção de talentos excelentes, melhorar a estrutura organizacional e otimizar o desempenho das equipes
Um onboarding de sucesso é aquele que faz com que o novo colaborador se sinta parte da equipe desde o primeiro dia, contribuindo para o crescimento da empresa e alcançando seus objetivos profissionais com muito mais autonomia.
