Senior Payroll Analyst

Sobre a empresa

A HubSpot está construindo sua operação de folha de pagamento no Brasil e busca profissionais para ajudar a moldar e escalar seus processos desde o início, com apoio do seu time global de Payroll e People, do provedor local de folha ActivPay e dos times de Finance, HRIS e outros parceiros multifuncionais.

Sobre a vaga

Esta é uma vaga prática para atuar como Analista de Folha de Pagamento (Brasil), combinando forte expertise em folha brasileira com interesse em melhoria de processos, sistemas, automação e controles. A pessoa ideal se sente confortável em ambientes em evolução, identifica riscos e lacunas e gosta de construir estruturas onde os processos ainda estão em desenvolvimento.

Detalhes do contrato:

• Duração: 6 a 12 meses, com potencial de extensão conforme as necessidades do negócio.
• Compromisso: tempo integral (40 horas por semana).
• Localização: Brasil — remoto, com preferência para São Paulo.
• Idiomas: português fluente/nativo e proficiência profissional de trabalho em inglês.

Responsabilidades

Operações de folha de pagamento no Brasil

• Gerenciar e apoiar o processamento de ponta a ponta da folha de pagamento no Brasil, em parceria com a ActivPay e os times globais de Payroll e People da HubSpot.
• Revisar e validar as entradas da folha, incluindo salário base, bônus, comissões ou remuneração variável, horas extras, ausências, benefícios e outras verbas e descontos.
• Validar cálculos estatutários da folha, incluindo INSS, IRRF, FGTS e outras deduções e contribuições patronais aplicáveis.
• Apoiar cálculos de décimo terceiro salário, férias, abono constitucional de 1/3, licenças e desligamentos de colaboradores.
• Processar e validar ajustes manuais da folha durante períodos de implementação ou pré-automação.
• Realizar validações pré e pós-folha para identificar resultados incomuns, entradas ausentes, discrepâncias de cálculo e variações.
• Reconciliar resultados brutos para líquidos, deduções e contribuições estatutárias, funding da folha e outras saídas antes da aprovação final.
• Atuar com a ActivPay na investigação e resolução de discrepâncias dentro dos prazos estabelecidos.
• Responder a consultas de colaboradores sobre folha com foco em precisão, clareza, pontualidade e experiência do colaborador.
• Preparar relatórios, reconciliações e documentação de suporte para os times de Payroll, Finance, Accounting e People.
• Apoiar auditorias internas e externas de folha, conforme necessário.

Ponto e frequência / entradas da folha

• Revisar dados aprovados de ponto e frequência com impacto na folha, incluindo horas extras, trabalho noturno, trabalho em domingos e feriados, ausências e demais adicionais aplicáveis.
• Validar horas extras aprovadas, adicionais noturnos, impactos de DSR e outros pagamentos relacionados a tempo contra os resultados da folha e as regras aplicáveis.
• Processar saldos aprovados de Banco de Horas que exijam pagamento em folha, incluindo saldos pagos em desligamento.
• Reconciliar entradas aprovadas de controle de tempo contra os resultados da folha e investigar discrepâncias antes da aprovação.
• Garantir que verbas e descontos relacionados a tempo estejam refletidos em holerites, relatórios, saídas contábeis e obrigações estatutárias.
• Escalar potenciais problemas de controle de ponto ou compliance para People Operations e parceiros internos adequados.

Compliance e obrigações estatutárias

• Apoiar o compliance da folha com os requisitos trabalhistas e de folha brasileiros, incluindo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
• Apoiar e validar relatórios e reconciliações estatutários relacionados à folha, incluindo eSocial, FGTS Digital, DCTFWeb e demais obrigações aplicáveis.
• Monitorar desenvolvimentos regulatórios e legislativos que possam afetar cálculos, processos, relatórios ou pagamentos da folha.
• Atuar com a ActivPay e os times internos de Legal, Tax, Finance e People em questões de compliance relacionadas à folha.
• Manter registros e documentação de suporte conforme os requisitos brasileiros e os controles internos da HubSpot.

Controles e desenvolvimento de processos

• Ajudar a estabelecer processos, controles, calendários, checklists, reconciliações e procedimentos operacionais padrão escaláveis para o Brasil.
• Identificar riscos, lacunas de controle e oportunidades de melhoria de precisão e eficiência operacional.
• Desenvolver processos de validação repetíveis para identificar exceções antes da finalização da folha.
• Documentar processos e estabelecer responsabilidades claras, caminhos de escalonamento e procedimentos operacionais entre a HubSpot e provedores externos.
• Apoiar iniciativas de melhoria contínua conforme a operação e o headcount no Brasil crescem.

Sistemas, implementação e parceria multifuncional

• Atuar com os times de Global Payroll, HRIS, People Operations, Finance e implementação da HubSpot para apoiar sistemas e integrações de folha no Brasil.
• Apoiar mapeamento de dados do Workday, validação de configuração, integrações, testes paralelos e validação de resultados da folha.
• Validar dados de colaboradores e folha fluindo entre Workday, sistemas de controle de tempo, ActivPay e sistemas de Finance.
• Apoiar testes de cálculos e processos de negócio durante implementações de sistemas e mudanças de processo.
• Atuar com People Operations para garantir que informações de licenças e ausências com impacto na folha sejam capturadas e processadas corretamente.
• Trabalhar com a ActivPay e outros provedores terceiros para resolver escalonamentos, melhorar a qualidade do serviço e fortalecer as operações.

IA, automação e sistemas

• Usar IA, automação e ferramentas de análise de dados para melhorar validações, reconciliações, identificação de exceções e relatórios de folha.
• Identificar oportunidades de reduzir atividades manuais e criar processos escaláveis e repetíveis.
• Explorar oportunidades de automatizar controles e validação de dados conforme a operação de folha amadurece.
• Usar dados de folha para identificar tendências, riscos e oportunidades de melhoria de processo.
• Avaliar continuamente fluxos de dados e integrações entre folha, HRIS, controle de tempo e sistemas de Finance.
• Ajudar a medir melhorias em precisão, tempo de processamento, controles e eficiência operacional da folha.

Requisitos

• 3+ anos de experiência prática em processamento de folha de pagamento no Brasil, preferencialmente de ponta a ponta.
• Sólido conhecimento prático dos requisitos de folha brasileira e da CLT.
• Conhecimento prático de INSS, IRRF, FGTS, décimo terceiro salário, férias, horas extras, cálculos de desligamento e outros requisitos comuns de folha no Brasil.
• Conhecimento de eSocial e FGTS Digital, além de requisitos de relatórios estatutários e reconciliações relacionadas à folha.
• Experiência em revisar cálculos de folha, realizar reconciliações e investigar variações.
• Forte capacidade de análise de dados, incluindo Excel e/ou Google Sheets avançados, como lookups, tabelas dinâmicas, reconciliações, análise de grandes volumes de dados e identificação de exceções.
• Português fluente/nativo e proficiência profissional de trabalho em inglês.
• Forte atenção aos detalhes e capacidade de gerenciar múltiplas prioridades e prazos de folha.
• Capacidade de colaborar efetivamente entre Payroll, HR/People, Finance, HRIS, fornecedores e demais stakeholders.
• Comprovada habilidade de entrar em situações indefinidas, avaliar riscos e construir estrutura onde ela não existe.

Diferenciais

• Experiência com Workday ou outra plataforma HCM corporativa.
• Experiência de trabalho com provedor terceirizado de folha no Brasil.
• Experiência em implementações de folha, testes paralelos, integrações de sistemas ou transições de fornecedores.
• Experiência com sistemas de ponto e frequência e cálculos de tempo com impacto na folha.
• Experiência na criação de SOPs de folha, controles, reconciliações e documentação operacional.
• Experiência em organizações multinacionais, de tecnologia ou de alto crescimento.
• Experiência no uso de automação, IA, scripting ou outras tecnologias para melhorar processos de folha.

Competências comportamentais

• Atenção aos detalhes e rigor na validação de cálculos e dados.
• Organização e gestão de múltiplas prioridades com prazos rigorosos.
• Comunicação clara e foco na experiência do colaborador.
• Colaboração eficaz com times multifuncionais e fornecedores externos.
• Proatividade para identificar riscos, propor melhorias e construir estruturas em ambientes em evolução.

Modelo de trabalho e local

A vaga é remota, com atuação no Brasil e preferência por candidatos em São Paulo. O compromisso é de tempo integral, com 40 horas semanais, em regime de contrato de 6 a 12 meses com potencial de extensão.